BLOGG

Solicitors Journal – “Säkerställa användningen av teknik”: ett separat arbetsflöde

Jack Shepherd diskuterar hur man kan uppmuntra advokater att använda tekniken ditt företag har investerat i

Ditt företag har spenderat pengar på ett nytt tekniskt verktyg. Det finns ett företagsomfattande e-postmeddelande om att verktyget är klart att användas. Du raderar det direkt – du har inte tid att läsa e-postmeddelanden. Du kan se en slumpmässig genväg på skrivbordet. Han stannar där och kopplar av bredvid papperskorgen, men klickar aldrig. Du undrar, “Varför spenderar vi så mycket pengar på verktyg som ingen annan använder?”

Detta är en välbekant historia för många advokater som arbetar på alla typer av advokatbyråer. Förvärvad men oanvänd teknik är inte bara dyr utan också frustrerande för advokater. Inte överraskande behöver människor som är överväldigade av vardagliga problem som “varför är min dator så långsam” och “Jag önskar att kontorets wi-fi skulle vara snabbare” inte lägga tid på att tänka på att göra saker annorlunda.

Högre brottsbekämpande tjänstemän, innovationschefer, partners och ledning av advokatbyråer söker dock alltmer förändringar i sina juridiska praxis med hjälp av teknik. Men i den juridiska världen räcker det inte med tillämpning eller etablering av teknik för att använda den. Det är ett separat arbetsflöde som kräver resurser, ansträngning och erfarenhet. Här är fyra frågor du behöver besvara som en del av detta arbetsflöde:

Vilka är incitamenten?

Jag är en iPhone-användare. iPhone fungerar bra för mig – jag är van vid att ta bilder, skicka meddelanden och kolla min jobbmail. Om någon tvingar mig att byta ut min iPhone mot en Android-telefon kommer det att irritera mig mycket: ”Vad betyder det?.

Detta är mänskligt resonemang, och advokater är människor. Befintliga processer kan fungera bra för advokater. Många har gjort samma sak i åratal (ibland årtionden) och fortsätter att få lysande feedback i bedömningar och recensioner. Så vad har de att förändra?

Kanske kompliceras frågan ytterligare av klassiska jurister. Många är riskvilliga, perfektionistiska, skeptiska och ovilliga att erkänna sina svagheter eller kunskapsluckor. Arbetsmetoder bygger ofta på individuella preferenser snarare än definierade processer. Man måste verkligen jobba för att byta advokat.

Advokatbyråer faller vanligtvis i tre läger vid denna tidpunkt. I det första lägret avvisar människor omedelbart dessa bekymmer: “Om du bygger det kommer de att komma.” I det andra lägret kämpar människor med ärr från tidigare erfarenheter. De ser förändringsledning som en fråga om kultur och erkänner nederlag. Men det tredje lägret tar ett analytiskt förhållningssätt och tittar på sätt att motivera advokater till förändring.

Företagsincitament

Det är bäst att först titta på affärsincitament. Till exempel kan klienter invända mot den tid som advokater lägger ner på en viss process. Om inte processen ändras förlorar advokatbyrån pengar. Detta skapar ett affärsincitament för processen att ompröva och kanske anta en del av tekniken för att öka effektiviteten.

Det slutar till slut med de bästa incitamenten – antingen “jag tar dina nuvarande verktyg” eller “du borde använda det här nya verktyget”. Det bästa av allt är att sådana meddelanden vanligtvis kommer från partners – de är universellt respekterade och lyssnade på av människor som sannolikt kommer att använda verktygen. Detta är ett utmärkt sätt att använda en advokats personligheter (i det här fallet en känsla av respekt och hierarki) till din fördel.

Personliga incitament

Även om jag tycker att min iPhone-upplevelse är acceptabel, kolla in mig lite så kan jag förstå att jag inte är så nöjd med den som jag trodde. Hur känner jag mig när jag skrapar skärmen? Gillar jag att många andras WhatsApp-bilder hamnar i min bildström? Vad händer när 20 procent av mitt minne fångas upp av operativsystemet?

Gör din forskning ordentligt och du kommer att hitta brister som orsakar smärta på ett personligt plan i förhållande till hur människor arbetar för närvarande. Om du identifierar dessa brister kan du förstå att människor inte har det riktigt bra för tillfället. För att gå längre kan du koppla dem till deras inverkan på personligt liv och känslomässig nivå.

Till exempel, enligt min erfarenhet, erkänner advokater att det i allmänhet är stressigt att underteckna och avsluta ett avtal, men de tror inte att de kan göra något åt ​​det. Om du tar ett steg tillbaka och förstår vad som egentligen hände är det väldigt lätt att hitta de skyldiga till all stress.

Det finns till exempel ett antal manuella processer som är svåra och förvirrande att utföra, som att samla in individuella signaturblad från många parter och förvandla dem till ett konsoliderat dokument. Denna process är direkt ansvarig för att människor går hem sent och inte kan sova av rädsla för alla misstag de inte känner till.

Du kan skapa incitament genom att visa hur saker fungerar just nu, vilka smärtor de orsakar och hur du förstår deras inverkan på ett personligt plan.

Hur säljer jag det till folk?

Det mest populära sättet att leverera ett verktyg till advokater är att berätta för dem att verktyget kan användas: “Klicka här för att komma åt vårt nya innovativa verktyg, [name of tool]! ‘. Detta tillvägagångssätt misslyckas i allmänhet och resulterar vanligtvis i att människor tar bort e-postmeddelanden omedelbart. Det finns tre anledningar till detta.

För det första hänvisar sådana e-postmeddelanden till verktyget istället för kampanjer som beskrivs ovan. Verktyget är helt enkelt ett verktyg för att uppnå målet, det vill säga att avslöja dessa incitament och fördelar. Du måste vägledas av dessa incitament, inte av verktyget.

För det andra är mejlet vagt och otydligt. Marknadsföraren Don Miller försvarar “krittestet”: “Kan en grottman berätta exakt vad konversationen handlar om?” För att klara detta test bör läsarna enkelt kunna förstå vad du har att erbjuda, hur det kommer att förbättra deras liv och vad de behöver göra för att använda det. Att använda ord som “innovation” hjälper inte människor i detta avseende. Istället måste du väva in stimuli till ett mycket tydligt budskap som alla kan förstå.

För det tredje är e-post en tidsrörelse. Om e-postmeddelandet raderas misslyckas anslutningen. Kommunikation ska inte ske på en gång, men det ska ske innan du köper teknik. Ta med advokater på en promenad – förstå deras smärta, ta med dem till produktdemonstrationer, låt dem vara en del av köpbeslutet.

Hur aktiverar jag det?

Många advokatbyråer gör två misstag när de implementerar ny teknik.

Först beslutar företaget att lansera en “big bang”. Detta är felaktigt, för när du startar ett nytt verktyg är en sak säker: det kommer att bli bettproblem. Åtminstone kommer du att få frågor om hur du använder verktyget. I värsta fall blir det fel eller fel. Det är bättre att hitta dem med en liten grupp människor än med en stor grupp – det finns en risk att skada ditt rykte.

Den “växande” lanseringen hjälper dem att upptäcka dem tidigare och ta itu med dem innan de når en bredare publik. Istället för att få tusen förfrågningar i samma fråga kan du dokumentera det i ditt utbildnings- eller rekryteringsmaterial. Istället för att tro att allas mjukvara är dålig kan du fixa det snabbt utan att hitta många människor.

Ökad aktivering bidrar också till att skapa fart och skapar en nätverkseffekt: advokater är mer benägna att använda verktyget om de har hört att andra har använt det tidigare. Detta hjälper dig att förbättra ditt marknadsföringsbudskap genom att samla in feedback.

Det andra misstaget är den initiala planeringen, som måste utföras i slutskedet av teknisk utveckling. Att börja är något som måste planeras innan du får ett verktyg. Genom att skriva marknadsföringsmaterial innan du köper ett verktyg kan du bedöma om det finns rätt incitament att använda. Du kan till exempel skriva din hissplattform, ställa den framför advokaterna och fråga dem om den ger genklang hos dem.

Annars kan du förfina ditt marknadsföringsbudskap. Men om människor inte i första hand är intresserade av problemet som ditt verktyg löser, kan du spara mycket tid, kraft och pengar genom att ge upp och gå vidare till något mer värdefullt. Du behöver inte köpa ett verktyg för att ta reda på om det kommer att användas.

Slutligen, oavsett hur du börjar, bör du ha vissa viktiga saker, såsom vanliga frågor, utbildningsmaterial, hjälp och hur du kommer åt verktyget.

Jack är herde iManage leder den juridiska praktiken på imanage.com

Botón volver arriba

Ad blocker detected

You must remove the AD BLOCKER to continue using our website THANK YOU