Många organisationer jämför intäkter och andra tillgångar år efter år för att mäta ekonomiska resultat och hänvisar till detta som år över år analys. Genom att mäta – jämföra – intäkter eller annan tillgång kan du se om organisationen växer som planerat. I den här artikeln kommer jag att visa dig hur du skapar ett YOY-diagram med hjälp av Microsoft Excels PivotTable- och PivotChart-funktioner.
SE: Policy för programvaruinstallation (TechRepublic)
Fönster: måste läsa omslag
Jag använder Microsoft 365 på ett 64-bitars Windows 10-system, men du kan använda en äldre version. Jag rekommenderar att du väntar med att uppgradera till Windows 11 tills alla problem är lösta. För din bekvämlighet kan du ladda ner demofilen .xlsx. Den här funktionen stöds inte av det gamla .xls-formatet. Excel för webben stöder pivottabeller och pivotdiagram i en befintlig .xlsx-fil. Du kan också skapa en pivottabell i Excel för webben, men du kan inte gruppera kolumner. Du kan inte heller infoga ett pivotdiagram.
Vad är ett år-för-år-diagram?
De flesta organisationer förlitar sig på YOY-diagram för att se om de växer i en takt som uppfyller deras mål. Du behöver inte jämföra inkomst. Ett callcenter kan till exempel jämföra ökningen eller minskningen av servicesamtal under de senaste åren. Dessutom kommer en organisation som söker investerare eller försöker sälja verksamheten att behöva presentera en positiv YOY-analys. Det är ett effektivt sätt att bedöma prestanda.
YOY-diagrammet visas i Bild A visar en rad för varje år i datamängden. Om du vill jämföra första kvartalet 2022 med 2021 och 2022, vill du se tre rader, en för varje år, som visas i figur A. Vad datapunkterna representerar beror på dina behov. I det här fallet jämför grafen antalet fakturor varje månad.
Bild A
Detta Excel-pivotdiagram visar en jämförelse av fakturor under tre år på årsbasis.Dessa jämförelser kan vara ganska enkla eller mycket komplexa beroende på hur företaget lagrar sin data. Jag rekommenderar att du börjar med en enkel lista över databastyper om du kan, och om du använder Excel för att analysera dessa data. Till exempel arket med Bild B lagrar kundfaktureringsinformation. Varje post identifierar kunden, leveransdatum, faktureringsmånad och fakturasumma. (Du kan bara se ett fåtal poster för 2022, men tabellen innehåller dussintals poster för 2020, 2021 och 2022.)
Bild B
Denna datauppsättningsstruktur uppfyller våra behov.Vid det här laget vet du hur ett enkelt YOY PivotChart ser ut och dess syfte, och du har tittat på källdata. Låt oss gå vidare och bygga en pivottabell för att stödja pivotdiagrammet (Bild A).
Hur man skapar en pivottabell i Excel
Tack vare datastrukturen blir pivottabellen enkel att bygga. Men innan vi gör något, låt oss ta en titt på vad vi vill. För detta exempel vill vi räkna antalet fakturor per år och per månad. Det betyder att vi måste gruppera poster efter månader och år. Om det låter komplicerat, oroa dig inte, det är det inte.
Låt oss fortsätta genom att skapa pivottabellen enligt följande:
- Klicka var som helst i tabelldatauppsättningen.
- Klicka på fliken Infoga och välj Pivottabell från gruppen Tabeller.
- Excel gör ett bra jobb med att fastställa dina behov, som du kan se i Bild C. Ta en stund att granska inställningarna och klicka sedan på Infoga.
Bild C
Sätt in pivottabellsramen i ett nytt kalkylblad.- I ett nytt ark kommer du att se en tom pivottabellram och listan med fält.
- Använder sig av Bild D Som en guide drar du fälten från listan till lämpliga listkontroller längst ner. (Du behöver inte kund-ID i pivottabellen.)
Bild D
Definiera pivottabellen genom att dra fälten till lämpliga positionslistor.Undrar var fältet År kommer ifrån? Excel lägger till det automatiskt när källdata innehåller ett datumfält.
Om din pivottabell inte ser likadan ut högerklickar du på en av månadscellerna (det första fältet till vänster) och väljer Gruppera. I listan Efter, se till att månader och år är valda, som visas i Bild E. Du kan behöva avmarkera Quarters eller Days.
Bild E
Gruppera pivottabellen efter månader och år.Med data i pivottabellen sammanställda räkningar per månad och år, är det dags att skapa pivotdiagrammet (Bild A).
Hur man skapar pivotdiagram i Excel
Vid det här laget har du en pivottabell som räknar antalet fakturor per månad och per år. Därifrån är det enkelt att skapa PivotChart från år till år:
- Klicka var som helst i pivottabellen du just skapade.
- Klicka på fliken Infoga och välj PivotChart från gruppen Diagram.
- I den resulterande dialogrutan väljer du Linje från listan till vänster och klickar sedan på OK.
- Bild F visar de två pivotobjekten sida vid sida.
Bild F
Pivotdiagrammet gör det mesta av jobbet, men pivotdiagrammet är vad dina lagkamrater vill se.Det var enkelt! Eftersom pivottabellen utför grupperingsarbetet kräver pivotdiagrammet praktiskt taget inget ingripande från dig. Pivottabellen berättar en historia som varken data eller pivottabell kan berätta. Det ser ut som att första kvartalet 2022 är borta från korten, som man säger. Antalet fakturor speglar naturligtvis inte faktiska intäkter. För att göra detta måste du ändra pivottabellen.
Hur man lägger till fakturabelopp i Excel
YOY-pivottabellen kan vara användbar för någon i ditt team, men nästan alla kommer att vara intresserade av intäkter. För att jämföra intäkter under de tre åren måste vi lägga till fältet Belopp i pivottabellen. För att göra detta, högerklicka var som helst i pivottabellen och välj Uppdatera från den resulterande undermenyn. Detta kommer att lägga till mängden från datakällan till listan med fält.
Dra Belopp från listan med fält till värdekontrolllistan och ta sedan bort fältet Antal fakturor, som visas i G-figur.
G-figur
Lägg till fältet Belopp från den ursprungliga datakällan.För att ta bort det, klicka på rullgardinsmenyn och välj Ta bort fält från den resulterande undermenyn. H-figur visar det uppdaterade pivotdiagrammet. 2022 börjar bli ett fantastiskt år! Mer specifikt har mars 2022 varit en otrolig månad.
H-figur
Vårt nya pivotbord.Den här typen av diagram ger mycket information, och tack vare Excels två pivotobjekt behöver du inte gå igenom steg för att producera det.
