Bildkälla: Getty Images
När COVID-19 stängde en förskola i Virginia behärskade rektorn snabbt tekniken för att underlätta virtuellt lärande och deras processer.
Denise Touma planerade en stor expansion 2020.
Touma arbetar som rektor vid Montessori Orphanage School (CHMS) i Arlington, Virginia. Under åren har skolan fått ett gott rykte i Arlington County och har till och med prisats som “Arlingtons bästa förskola.” Tidningen Arlington.
Efter att ha vuxit upp under dessa år försökte Touma öppna en andra plats i stadens Cherrydale-kvarter fram till augusti. Men som många företag har upptäckt kan det vara ett dumt ärende att lägga planer för 2020.
När COVID-19 stängde landet i mitten av mars var det viktigare för Touma att hålla sin huvudplats öppen nära Marymount University.
“Vi har drabbats av ett ekonomiskt slag, så vi behöver tid”, sa han. “Bankerna behandlade oss väldigt bra och sa att vi hade fram till augusti på oss att återhämta oss [to open the second location]men sommaren var inte tillräckligt bra för att gå vidare. ”
Beslutet att ge upp andraplatsen var ett av många svåra val som Touma stod inför 2020. Efter att COVID stängde skolan i mars stod den inför viktiga beslut, som när och hur man skulle öppna igen och vilka investeringar som skulle göras för att övervinna krisen. När den öppnade igen var den faktiskt tvungen att uppdatera hela verksamheten.
Virtuellt lärande
När COVID stängde skolor och nästan allt i landet i våras sa Touma att han var i chock i ungefär en vecka. Men han ägnade också tid åt att undersöka viruset, samt lära sig om videokonferenser.
Några veckor efter stängningen gick lärare in i Zoom för korta morgonlektioner med barnen.
“För mig var fokus alltid på kommunikation,” sa Touma. “Barnen har varit med oss sedan september och vi kunde inte bryta kontakten.”
När april närmade sig började CHMS lägga till fler klasser för äldre barn.
“I april insåg jag att barnen var framgångsrika och lärarna övervann svårigheten att lära sig [Zoom]”, konstaterar Touma. “Så vi fortsatte att lägga till fler och fler klasser.”
I början av juni samlade han förskolebarn och deras föräldrar till en examensceremoni på skolans parkering.
Masker under COVID finns överallt i CHMS klassrum. Bildkälla: Författare
PPE skydd
Fram till juni tillät lokala och regionala myndigheter förskolor att öppna igen. Detta var dock inte ett lätt beslut att öppna CHMS igen.
”Det kom helt enkelt till vår kännedom [actually] Vi öppnar för att vi inte känner till riskfaktorn, säger Touma. “Vi visste inte hur familjer bedömde risk och hur anställda bedömde risk.”
Han planerade öppningen i mitten av juni, ett beslut som krävde mycket planering och samordning. Varje klass av barn skulle i princip bli sin egen pod. Föräldrar hade 15 minuters fönster på sig att hämta och lämna sina barn. När de kom fram kollade de beslöjade lärarna sina temperaturer.
Skydd av överdrag, ansiktsmasker, desinficerande våtservetter och annan personlig skyddsutrustning (PPE) var avgörande för återöppningen av förskolan, men dessa förnödenheter var inte lätta att hitta.
“Den största utmaningen var att skaffa handskar för att skydda personalen”, säger Touma. “Dessa priser har ökat med 1 000 % i vissa fall.” Han tillade att hans son lämnade Jad State och hittade Lizol renare.
Gå tillbaka till skolan
I juni återvände väldigt få barn till CHMS:s första sommarläger – långt färre än de 100 barn som normalt deltog. Denna verklighet har tvingat Touma att fatta svåra personalbeslut, som att ta ut några lärare på semester. Men när CHMS andra läger öppnade i juli fördubblades antalet studenter och nästan alla anställda återvände.
När läsåret 2020-2021 började i slutet av augusti var CHMS-registreringen cirka 75 % högre än ett år tidigare. Femton av dessa elever gick på dagis, vilket är ett nytt tillskott till skolan.
Under ett normalt år skulle de flesta av dessa elever gå i offentliga skolor. Arlington State Schools såg dock en möjlighet att erbjuda individuella utexaminerade från Touma Preschool, som enbart specialiserar sig på virtuellt lärande, en chans att fortsätta sitt individuella lärande. Beslutet att lägga till en privat dagisklass var vettigt eftersom dess lärare var certifierade att undervisa på dagis och inskrivningen var under det normala.
”Vi hade bara en Ks-klass [kindergarteners] eftersom bestämmelserna tillät fler femåringar att hållas i klassrummet än i någon annan åldersgrupp, förklarar Touma.
Ny antagningsprocess
I snart tjugo år har Touma satt som mål att träffa varje barns familj innan barnet läggs in på CHMS. Hon kommer att prata med föräldrarna och övervaka barnets interaktion med andra barn i skolan innan hon ens erbjuder antagning.
Slå sedan på COVID. Förutom att stänga skolan förändrade pandemin hur Touma adopterade barn.
“Vi använde videokonferenser till 100 % av vår mottagning”, sa han. “Videokonferenser är verkligen en mycket viktig del av ett företags grundläggande tillväxt.”
Använd teknik för att minska uppkopplingen
Videochatt var inte den enda förbättringen i CHMS:s mottagning. Tidigare var processen mycket pappersarbete, det var många dokument som skulle skrivas under.
Med COVID, som begränsar personlig kontakt, behövde Touma en mjukvarulösning som skulle göra det möjligt för nya familjer att registrera sig genom att signera dokument elektroniskt och hjälpa till att göra sina backoffice-funktioner mer effektiva.
“COVID-19 har skapat en situation där ingen vill röra vid varandras dokument,” sa han.
Jad Touma betygsatte Gmail, HubSpot, Salesforce och monday.com för potentiell användning i förskolan.
“Vi gjorde mycket forskning om systemen”, säger han. ”Vi ville att föräldrar skulle trycka på en knapp och gå vidare i antagningsprocessen [electronically]. ”
Slutligen beslutade CHMS att införliva Microsoft-applikationer, inklusive Outlook, Excel, Teams och OneDrive, i sina processer. Förskolan ordnade även om mejladresser med hjälp av Outlook.
“Excel användes för att organisera blivande studentdata, och OneDrive användes för att organisera aktuell studentdata,” sa han. “Dessutom hjälpte Team Video Conference oss att fortsätta våra virtuella turer.”
Toumas berömde integrationen av alla Microsoft-applikationer.
“Vi lär oss fortfarande hur varje applikation talar [the others]konstaterar Jad Touma. ”Det kom helt enkelt till vår kännedom [each one’s] språket är lätt nog. “
Även om COVID-19 kan ha påskyndat Denise Toumas beslut att investera i teknik, skulle det så småningom hända eftersom yngre föräldrar föredrar ett mer teknikorienterat, förenklat tillvägagångssätt.
”Det kom helt enkelt till vår kännedom [the old system] lite längre. “” Om du går till andra skolsidor finns det fortfarande många steg. Vi skär våra steg eftersom min personlighet är mindre än stegen. [more about], ‘Om du gillar oss och vi gillar dig, låt oss gå vidare.’ Det var därför han kom, men jag tror inte att han behöver komma så snart. “
Tanken att förändring kom och covid accelererade det var en idé som kunde uttryckas av hur många företagsägare som helst under 2020. För vissa återförsäljare, till exempel, kan förändringen driva dem ut ur verksamheten. Men för Touma kan en anpassning till förändringen hjälpa henne att positionera sitt företag i många år framöver. Och kanske en dag kommer det att täcka även den andra skolan.
“Jag tänker alltid på en annan plats på vägen”, säger han.
Lärdomar för framtiden
I kristider är det viktigt att tänka på teknik som kan göra ditt företag mer effektivt, ompröva din övergripande expansionsplan och leta efter sätt att fylla luckor på marknaden.
En integrerad uppsättning produkter kan förenkla processen
Ansökningsprocessen för CHMS bygger på mycket pappersarbete och personlig interaktion. Eftersom COVID komplicerar processen ytterligare har Touma lagt till Microsoft-verktyg för dokumentation, videokonferenser och andra processer för att göra sin verksamhet mer effektiv.
Ta ett steg bakåt för att gå framåt
Touma hade länge planerat att öppna ett andra CHMS, och även om hans fordringsägare var smidiga, bestämde han sig för att överge dessa planer efter att ha drabbats av covid. Hans verksamhets ekonomiska hälsa blev viktigare än expansion.
Fyll ett tomrum på marknaden
När Arlington State Schools stängde för individuellt lärande för att börja läsåret, bestämde sig Touma för att lägga till ett klassrum för dagis på CHMS. Detta gav ytterligare inkomster och hjälpte till att lätta bördan för föräldrarna.
CHMS, liksom många företag som förlitar sig på personlig kommunikation, var tvungen att stänga sina dörrar när en pandemi inträffade. För att öppna igen var Touma tvungen att försäkra föräldrar om att förskolan var säker. Han gjorde detta genom att investera i personlig skyddsutrustning och hitta teknik som skulle begränsa personlig interaktion när den inte behövdes.
