En sökning efter programvara börjar med ett allmänt behov. Kanske behöver du en app för att spåra kunder, samarbeta med kollegor, skapa en presentation, övervaka väderprognoser eller sköta din bokföring. Inom vart och ett av dessa områden kan de flesta människor snabbt identifiera allmänt använda, välkända appar.
Men enligt min erfarenhet börjar mjukvaruval alltför ofta med fokus på en lång lista med funktioner. I många fall tror jag att det är ett misstag. Ett bättre tillvägagångssätt är att göra en kort lista över appar som du redan känner till och sedan följa stegen nedan först för att utöka och sedan förkorta listan. Under expansionsprocessen letar du efter system som du kanske inte känner till som kan göra livskraftiga kandidater. Under förkortningsprocessen eliminerar du appar som inte är väl underhållna eller som inte kommer från trovärdiga företag. Först då gräver du i produktdetaljer.
Hur du effektiviserar din programvalssekvens
Sök efter lösningar
En webbsökning – eller, mer exakt, en serie webbsökningar – kan hjälpa dig att identifiera potentiella programvarulösningar. Se till att använda nyckelord, gruppera nyckelord inom citattecken och förfina sedan dina resultat genom att eliminera resultat som innehåller fraser du inte behöver. Det är en iterativ process, men när den görs väl hjälper den dig att finslipa de resultat du söker.
SE: Hur du får bättre sökresultat i Google (TechRepublic)
Men när du har identifierat några potentiella leverantörer och appar, föreslår jag att du också söker i mobilappbutiker. När jag arbetar med organisationer föredrar jag starkt leverantörer som erbjuder både Android- och Apple-appar. Det betyder att jag vänder mig till Google Play Store och Apples App Store och söker efter leverantörsappar i båda butikerna. När leverantörer erbjuder mobilappar i båda butikerna är det en stark signal om att leverantören har åtminstone en viss skala.
När jag jämför appar från olika leverantörer tenderar jag att notera inte bara antalet nedladdningar, vilket indikerar popularitet och marknadsräckvidd, utan även appbetyget, vilket åtminstone är en allmän indikator på användarnöjdhet med appen. Vissa rankningar kan påverkas av falska betyg eller brister som bara finns i tidiga utgåvor av en app. Men i allmänhet ger antalet nedladdningar och betyg ett snabbt sätt att eliminera appar som sällan laddas ner och som är dåligt rankade.
Måste läsa utvecklarbevakning
System- och plattformsspecifika appbutiker kan också vara till hjälp. Till exempel kan personer i organisationer som använder Google Workspace utforska Google Workspace Marketplace. Använd Salesforce? Prova Salesforce App Store. Du förstår idén. Appar som listas i en butik som tillhandahålls av en plattform du använder är mer benägna att fungera bra med appen du redan använder. Ofta stöder sådana system enkel inloggning och en viss nivå av integration med din valda plattform.
Appbutiker visar också ofta relaterade appar, till exempel avsnittet You Might Also Like i App Store eller området Liknande appar i Google Play Store. Appar som listas i dessa områden är ibland utmärkta alternativ som du kanske vill utforska.
Granska uppdateringar
Identifiera de senaste ändringarna som gjorts i appen, antingen genom att granska versionskommentarer och datum för mobilapparna eller genom att kontrollera offentligt publicerade ändringsloggar eller bloggar. Titta till exempel på versionshistorikdata i Apples App Store eller Om den här appen | Uppdaterad på datum i Google Play. Detta hjälper dig att identifiera appar som inte är aktivt utvecklade. Om en app inte har uppdaterats på ett år eller mer anser jag att den inte längre är under aktiv utveckling. Är det möjligt att programvaran är perfekt och inte har behövt ändras? Ja. Är det troligt? Nej.
Sök efter offentliga produktplaner och kommande uppdateringar för ytterligare granskning. Ibland kommer en leverantör att tillhandahålla en offentlig releasekalender med framtida funktioner. I andra fall kan ändringar förhandsgranskas som en del av en konferens eller kundträff. Detaljnivån kring kommande förändringar varierar avsevärt, men om allt annat är ungefär lika, skulle jag starkt föredra att arbeta med en leverantör som publicerar planer framför en leverantör som inte avslöjar någon framtida utvecklingsväg.
Föredrar offentliga människor
Ett överraskande antal mjukvaruleverantörer väljer att publicera lite eller ingen information om personerna bakom produkten. Jag föredrar mycket att använda system från företag där riktiga personer, foton, namn, titel, bios och kontaktinformation tillhandahålls.
Dessutom har jag också en förkärlek för mjukvara och system från organisationer och personer som aktivt engagerar sig i sociala medier. Denna typ av närvaro och aktivitet tenderar att indikera ett företag som antingen är tillräckligt stort för att ha människor dedikerade till denna uppgift eller en kultur av samhällsengagemang. Båda är positiva tecken enligt min uppfattning. Om folk deltar på Twitter, LinkedIn, blogginlägg eller Reddit spelar egentligen ingen roll. Det som spelar roll är att företaget tillhandahåller information, svarar på kundförfrågningar och engagerar sig med nuvarande och potentiella kunder.
Tänk på kostnaden
En publicerad uppsättning priser tenderar att öka mitt förtroende för ett företag: jag kan uppskatta vad saker kan kosta. Alla som någonsin har sökt företagspriser för programvara vet att många företag erbjuder ett formulär och inbjuder dig att kontakta en säljare för en offert. Det är en taktik som är mycket före molnet och syftar till att maximera intäkterna för företaget. Företagen kommer att föreslå att de försöker se till att du har rätt lösning för att möta dina behov. Det kan vara så, men underlåtenhet att tillhandahålla någon form av vägledning om offentlig prissättning minskar mitt förtroende för din organisation.
Jag menar inte att du behöver en fullständig kostnadsuppskattning eller offert i detta skede. Ta istället bara några minuter för att ta reda på hur mycket ett system kan kosta för ditt användningsscenario. En uppskattning är bra. En pålitlig leverantör som publicerar priser kommer åtminstone att ge tillräcklig vägledning för att du kan identifiera att ett system kommer att kosta $10/månad per person snarare än $1 000/månad per person.
Utvärdera funktioner
Om ett system klarar alla de fyra föregående bedömningarna vet du åtminstone att du har ett system som är värt att överväga. Därefter går du vidare till detaljutvärderingsstadiet, där alltför många människor ofta börjar. Vid det här laget vill du använda den vanliga typen av utvärderingstekniker för att se till att systemet gör vad du behöver, i ett arbetsflöde du gillar och fungerar med de enheter och system du använder. Som vanligt, lita inte på checklistor med funktioner. Kontrollera att saker och ting fungerar som du förväntar dig själv.
Var dock öppen för olika sätt att arbeta, eftersom din mentala modell för hur saker och ting ska fungera kanske inte är hur en leverantör löser ett problem. Till exempel har jag i flera år stött på människor som är vana vid att skicka filer via e-post. Det krävdes lite förklaring för att förmedla att, nej, en delningsknapp låter dig ge människor åtkomst till en grupp människor, alla på en gång, snarare än att skicka en bilaga via e-post så att varje person i ett team har sin egen kopia av en fil. Liknande problem uppstår med arbetsflöden, där åtkomst låter dig omarbeta en process. Denna process att välja ett annat system är en chans att överväga ett annat sätt att arbeta.
Vad är din erfarenhet av val av programvara?
Enligt min erfarenhet hoppar alltför många människor direkt till att utvärdera funktioner. Det finns ett stort värde: Men att gå igenom de första fyra stegen mycket snabbt, eftersom vart och ett av dessa steg hjälper dig att eliminera system som inte fungerar med befintliga system, inte är uppdaterade eller inte är öppna och transparenta vad gäller någon av personerna eller prissättning.
Vilka enkla mjukvaror och tekniker för screening av leverantörer använder du? Finns det en specifik signal du söker, som, när den finns, indikerar att du bör – eller inte bör – överväga ett system? Har något av tipsen ovan hjälp dig att göra ett effektivt val av programvara?
Om du har några tips eller tekniker för programval, låt mig veta med antingen ett omnämnande eller direktmeddelande på Twitter (@awolber).
Håll kontakten med oss på sociala medieplattformar för omedelbar uppdatering klicka här för att gå med i vår Twitter och Facebook
