FOTO: Egor Myznik på Unsplash
Företag som väljer en avlägsen eller hybrid arbetsplats som en verksamhetsmodell för den närmaste framtiden måste överväga flera teknikkrav för att säkerställa att deras arbetsstyrka förblir produktiv.
Från kommunikationsverktyg till spårning och övervakningsprogram, värdskrivbordsverktyg och mer, det finns en stadig ström av funktioner som organisationer kommer att behöva navigera i när de navigerar i framtiden.
Att hänga med i den senaste tekniken kräver ansträngning och planering – och beslutet att prioritera ett verktyg framför ett annat bör inte tas lätt på. Felaktig programvara kan leda till minskad produktivitet, såväl som avbrott och dålig kommunikation.
Å andra sidan kommer ledare som medvetet investerar i användningen av teknologier som hjälper till att stödja kraven från deras team att dra nytta av högre produktivitet och en starkare kultur.
Var uppmärksam på integrationen av data mellan verktygen
Kelly Griswold, operativ chef för New York-baserade Onna, sa att dagens anställda är beroende av många “bästa” produktivitetsverktyg för att göra sitt arbete, från e-post till snabbmeddelanden, dokumentdelning och samarbete.
En av de gemensamma särdragen för dessa verktyg är löftet att göra arbetarnas liv enklare och mer produktiv. Detta beror på en djupare förståelse av informationen som lagras i silos i många vanliga verktyg.
Därför är det viktigt för ledare att välja arbetsplatsteknik för ett ändamål, men också att överväga hur den integreras med andra verktyg för datainsamling och delning. Målet med arbetsplatsteknik bör vara att integrera arbetskraften och avslöja den grundläggande information och koncept som de behöver för att utföra jobbet.
Relaterad artikel: Smart Work Without Remote Work: Next Steps to Digital Transformation
5 tekniska överväganden för en produktiv digital arbetsplats
1. Molnbaserad dokumenthantering
Det är lätt för företag att skapa hundratals dokument, videor, kalkylblad och formulär varje dag medan de arbetar på flera kanaler, webbplatser och program. Detta kan göra spårning av affärsprocesser till en viktig fråga och kan leda till uppsägningar och dubbelarbete.
Andrew Dale, teknisk chef för CloudTech24s Surrey i Storbritannien, sa: “Anställda, företag, kunder, verksamhet, marknadsföring och annan information bör organiseras för enkel åtkomst och aktuell information.”
Enligt honom erbjuder den molnbaserade dokumenthanteringslösningen den största chansen att hålla data organiserad. Förutom dokumenthantering ger dessa verktyg också en interaktiv, anpassningsbar inlärningsmiljö och analys, vilket säkerställer att anställda får relevant och aktuell information. De erbjuder också en sökplattform som gör det enkelt att snabbt komma åt filer i hela företaget.
Relaterad artikel: Ser vi en renässans inom kunskapshantering?
2. Projekt- eller arbetsledningsprogram
För att öka smidigheten och produktiviteten måste teamen effektivt hantera projekt och uppgifter. Projektledningstekniker som Asana, Basecamp eller Monday.com kan hjälpa företag att spåra statusen för varje uppdrag i pipeline.
Dessa lösningar bör tillhandahålla lättanvända arbetsflöden som tillåter team att planera, utföra, lösa problem och utvärdera resultat. Det hjälper till att kombinera data utspridda mellan olika program och kombinera dem alla i ett centralt arkiv, vilket gör att anställda kan söka i flera källor samtidigt.
3. Verktyg för samarbete och kommunikation
Några av de största problemen för distansarbetare är ensamhet och svårigheter att samarbeta. Det är viktigare för organisationer inom en distans- eller hybridmodell att tillhandahålla heltäckande verktyg för social samverkan för att stärka företagets kultur och utveckla en mer engagerad arbetskraft.
Calvin Sun, verkställande direktör för Paylocitys kompensation, förmåner och talanganalys i Schaumburg, sa att hans företag använde ett internt dataspårningsverktyg för att avgöra om ökningen av samhällets användning av verktyget för socialt samarbete resulterade i en minskning av volontärer. omsättning, fler anställda och förbättrad sysselsättning.
Ledare bör också använda samarbetsverktyg för att kommunicera med anställda och ge dem feedback i realtid. Genom att föregå med exempel för den typ av kommunikation och samarbete som ledningen vill se, hjälper de till att sätta den övergripande tonen.
Relaterad artikel: Ny våg av partnerskapsprogram strävar efter att tillgodose alla teamsamarbetsbehov
4. Processautomatisering
Automation är en viktig aspekt av ett effektivt och produktivt företag i modern tid. Enligt Dale är processautomation ett nyckelkrav för företag som vill vara mer flexibla.
“Du kan spara mycket tid och resurser genom att identifiera och automatisera den dagliga verksamheten på varje avdelning,” sa han.
Att automatisera arbetsflöden genom applikationer, webbplatser och sociala mediekanaler kommer att vara viktigt för att säkerställa flexibilitet och produktivitet i framtiden. Det hjälper till att minska manuella processer och stöder integration mellan olika lösningar. Ett företag kan till exempel länka ett ärendehanteringsverktyg till en kommunikationskanal för att leverera automatiska varningar när en processuppdatering sker.
5. Verktyg för process-/medarbetarövervakning
Analytiska verktyg är en annan viktig teknik för moderna organisationer. Förekomsten av kostsamma processer och tekniker som byggts utan ett sätt att spåra deras prestanda kan påverka resultatet negativt. På plussidan kan feedbacken från dessa analysverktyg också användas för att kontinuerligt förbättra processer, arbetsflöde och struktur. För att inte tala om deras användbarhet för att bedöma om digital arbetsplatsmjukvara uppfyller förväntningarna.
En annan fråga är att använda ett övervakningsprogram för att spåra och övervaka de anställdas arbete. Medan de används utan insyn kan dessa verktyg vara kontroversiella eftersom de påverkar medarbetarnas integritet, men de kan förbättra de anställdas produktivitet och synlighet och möjliggöra bättre engagemang och feedback i dagliga prestationer.
